PATOLAB RX LTDA identificada con NIT N° 800145502-0 ubicada en la Carrera 19 c N°90-14 consultorio 308 Bogotá, D.C., teléfono 6103481/62-03208437965 por medio de la presente política de tratamiento de la información y de protección de datos personales, establece los lineamientos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, tratamiento, administración, transferencia, transmisión, actualización, rectificación, supresión y protección de los datos personales de pacientes, empleados, médicos adscritos, contratistas, proveedores, entre otros, a través de los diferentes canales de recolección (sitio web, aplicaciones, de manera presencial, entre otros) de información que tiene el laboratorio.

 

Lo anterior conforme a lo dispuesto en el Artículo 15 y 20 de la Constitución Política y en especial por lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y/o sus decretos complementarios o modificatorios, y demás normas aplicables sobre la materia.

 

Primero-Definición: El derecho de HABEAS DATA, es un derecho fundamental que tiene toda persona a actualizar, conocer y rectificar toda aquella información que se recopile y relacione de ella en bases de datos o centrales de información.

 

Con el fin de poder interpretar el alcance de la presente política de tratamiento de la información y de protección de datos personales, se tendrán en cuenta los siguientes significados, contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

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1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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Segundo-Principios: Los principios que han de regir en el laboratorio respecto el desarrollo de la  presente

Política son los siguientes:

 

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen;

2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas la ley;

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Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

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1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos dispuestos allí.

 

Tercero - Información sujeta a Tratamiento:   La información que se recolecta por parte de PATOLAB RX LTDA de pacientes, empleados, médicos adscritos, contratistas, proveedores, entre otros, Por conducto de las diversas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

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-Nombre.

-Número de identificación personal.

-Lugar y fecha de nacimiento.

-Nacionalidad.

-Genero.

-Dirección y correo electrónico.

-Número telefónico de contacto.

-Nivel educativo

-Información clínica del paciente incluidos antecedentes, resultados de exámenes como son patológicos y clínicos, consultas, formulaciones, diagnósticos, atenciones médicas y de enfermería general y especial, consultas entre especialistas, etc.

-Contactos familiares, personales y/o de responsables legales.

-Información laboral.

-Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud.

 

Cuarto - Responsable del Tratamiento: PATOLAB RX LTDA  como responsable del tratamiento de la información y de protección de datos personales, tendrá los siguientes deberes:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Quinto-Autorización: En el Tratamiento de la información, se requiere obligatoriamente la autorización previa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por cualquier medio que permita su posterior consulta.

No se requerirá autorización en los siguientes casos:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

2. Datos de naturaleza pública;

3. Casos de urgencia médica o sanitaria;

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

La autorización otorgada por los titulares de la información, podrá ser revocada en cualquier momento, siempre y cuando no medie restricción legal o contractual que lo impida.

 

Sexto-Finalidad del Tratamiento: Los datos recolectados por PATOLAB RX LTDA  en desarrollo de su objeto social, tendrán las siguientes finalidades que a continuación se especifican, sin ser estas taxativas:

 

• Ejercer un control de acceso al laboratorio, con el fin de garantizar la seguridad de las personas, bienes, instalaciones e información que se encuentra en las instalaciones de la institución.

• Ejercer un monitoreo permanente a las personas que se encuentran dentro de las instalaciones del laboratorio, con el fin de controlar amenazas o incidentes que se puedan llegar a presentar y así poder ejecutar las medidas pertinentes para solucionarlos.

• Permitir una comunicación ágil y rápida, haciendo uso de los diversos medios de comunicación existentes (correo físico, electrónico, dispositivo móvil), que facilite transmitir la información de importancia a pacientes, empleados, médicos adscritos, contratistas, proveedores, entre otros.

• Transferir y/o compartir la información requerida por Compañías de seguros, asesores jurídicos, autoridades fiscales, autoridades administrativas, autoridades judiciales, y proveedores o terceros en operaciones conjuntas que procesen, administren o utilicen la información, para la ejecución de contratos o acuerdos suscritos con el laboratorio, previa autorización del titular cuando sea requerida.

• Transferir y/o compartir la información requerida por las distintas áreas del laboratorio, cuando sea necesario para el correcto desarrollo del objeto social.

• Prestar los servicios de salud que requiera el paciente.

• Llevar a cabo estudios investigativos y estadísticos, que contribuyan con el desarrollo de la medicina.

• Ejercer un control respecto aquellas personas vinculadas laboralmente, con el fin de que se pueda verificar que las mismas cumplen con los requisitos exigidos por la ley para el desarrollo de su ocupación.

• Todos los demás fines indispensables para el correcto desarrollo del objeto social de PATOLAB RX LTDA.

Séptimo-Seguridad de la información: Toda la información que reposa en las bases de datos del laboratorio, es manejada con los respectivos protocolos de seguridad y confidencialidad, evitando el acceso a terceros no autorizados.

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Para tal fin PATOLAB RX LTDA se compromete: A) no permitir el acceso de terceros a información de carácter personal. B) Propugnar porque toda la información que se encuentre en la red, este debidamente protegida. C) En caso de que un tercero solicite el acceso a información de carácter personal, se verificara el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la ley para tal fin. D) Reportar ante la autoridad competente, cualquier situación en la cual se pueda poner en riesgo la confidencialidad y reserva de los datos recolectados por el laboratorio. E) Verificar detalladamente, que las personas naturales o jurídicas a las que se le transfiera y/o comparta información personal, cuenten con las medidas de seguridad pertinentes para la protección de datos. F) Todas las demás que la ley imponga.

 

Octavo-Derechos de los titulares: Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los derechos de los titulares son los siguientes:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté  expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de2012;

3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Noveno-Procedimiento a seguir por parte de los titulares para acceder a sus derechos: Todo titular que quiera consultar sus datos personales, contenidos en las bases de datos de PATOLAB RX LTDA o  efectuar algún reclamo, podrá hacerlo elevando solicitud escrita al correo electrónico o radicando de manera física dicha solicitud en la dirección: patolab@patolab-ltda.com , Bogotá D.C.

 

*Contenido de la solicitud: Toda solicitud presentada por el titular de la información deberá contener lo siguiente:

-Nombre completo del titular

-Número de identificación del titular (anexar copia de la identificación).

-Objeto de la solicitud (Consulta o reclamo)

-Descripción de los datos que se pretendan consultar y/o descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

-Lugar de notificación (Dirección, teléfono y correo electrónico)

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Si la solicitud es presentada por un tercero será indispensable contar con poder del titular, copia de la cedula del titular y copia de la cedula del tercero solicitante.

 

En caso de que la solicitud no cumpla con los requisitos establecidos, se requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes al solicitante para que la corrija y/o complete la solicitud. Si pasado un mes, la solicitud no ha sido corregida y/o completada se entenderá que el solicitante ha desistido de esta.

PATOLAB RX LTDA contará con 15 días hábiles para dar respuesta a la solicitud. Si por alguna razón la solicitud no es posible tramitarla dentro de ese tiempo, se le comunicará al solicitante las respectivas razones por las cuales aún no ha sido posible dar respuesta a la misma.

 

Decimo-Suministro de la información: En el evento que el titular solicite información respecto al tratamiento de sus datos personales, está será suministrada por el laboratorio por el mismo medio que fue formulada la solicitud y corresponderá totalmente a aquella que repose en la base de datos administrada.

 

Personas a quienes se les puede suministrar la información:

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de PATOLAB  RX  LTDA  podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, suministrando documento escrito que otorgue el derecho o que cumplan con los requisitos de acreditación que la ley exige.

2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, presentando el respectivo oficio.

3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley, suministrando documento escrito que otorgue el derecho.

 

Decimo Primero-Vigencia de la política: La presente política entrará en vigencia a partir del día 12 del mes 08 del año 2021, la cual estará publicada en la página oficial de PATOLAB RX LTDA (patolab.com.co).

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El laboratorio  se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente política, la cual se notificará a los pacientes, empleados, médicos adscritos, contratistas, proveedores, entre otros, a través de los diferentes canales de comunicación existentes (sitio web, aplicaciones, de manera presencial, entre otros).